Les modalités de déclaration préalable à l’embauche

NOUVEAUTE AU 1ER OCTOBRE 2014 : Déclaration par voie électronique

Décret n°2014-628 du 17 juin 2014

Actuellement, seuls les employeurs effectuant plus de 500 DPAE par an doivent procéder à ces déclarations par voie électronique.

Ces seuils vont être nettement abaissés :

A compter du 1er octobre 2014 :

Les employeurs auront l’obligation d’adresser les déclarations par voie électronique :

  • dès qu’ils réalisent plus de 50 DPAE par an pour les employeurs affiliés à l’URSSAF,
  • dès qu’ils réalisent plus de 100 DPAE par an pour les employeurs affiliés au régime agricole.

A compter du 1er janvier 2015, le seuil sera abaissé à 50 DPAE par an, pour le régime agricole.

Pour les employeurs ne dépassant pas les seuils, la DPAE est réalisée :

  • soit par lettre recommandée avec accusé de réception, au moyen du formulaire Cerfa n° 14738*01
  • soit par voie électronique, sur le site www.net-entreprises.fr

ATTENTION : l’indisponibilité d’un des moyens de transmission ne dispense l’employeur de son obligation de déclaration préalable à l’embauche (article R. 1221-5 du code du travail).

LES EMPLOYEURS CONCERNES PAR LA DPAE

Tout employeur personne physique ou morale

Exceptions :

  • employeurs ayant recours au titre emploi-service, au Cesu, au titre firme étrangère n’ayant pas d’établissement en France, ou encore, au chèque emploi associatif.

LES SALARIES VISES

  • les salariés en CDI ou CDD,
  • les salariés en contrat d’apprentissage, en contrat de professionnalisation, en CUI, etc.
  • les salariés intérimaires (par l’agence d’intérim, qui est son employeur),
  • les travailleurs à domicile (sauf Cesu),
  • les VRP à cartes multiples.

Exceptions :

  • les salariés travaillant en France, mais dont l’embauche est réalisée à l’étranger,
  • les stagiaires en entreprise et stagiaires aides familiaux (jeune au pair).

QUAND PROCEDER A LA DPAE ?

  • au plus tôt, 8 jours avant la date présumée d’embauche
  • au plus tard, le dernier jour ouvrable précédant la prise de fonctions par le salarié

CONTENU DE LA DPAE (Cf. : article R. 1221-1 et suivants du code du travail)

Concernant l’employeur :

  • dénomination sociale,
  • nom et prénom du représentant social,
  • code NAF,
  • numéro SIRET ou à défaut, le numéro URSSAF
  • service de santé au travail.

Concernant le salarié :

  • nom, prénom, sexe,
  • date et lieu de naissance,
  • numéro de sécurité sociale,
  • date et heure d’embauche,
  • nature, durée du contrat de travail et durée de la période d’essai,
  • pour les salariés relevant du régime agricole, les informations nécessaires au calcul des cotisations, dues à l’emploi, à l’affiliation pour la retraite complémentaire, à la prévoyance et à l’organisation de l’examen médical d’embauche.

A QUI LA TRANSMETTRE ?

à l’URSSAF :

  • pour les emplois relevant du régime général
  • dans le ressort territorial du lieu effectif d’emploi du salarié

Exception : si l'entreprise est autorisée à verser ses cotisations de sécurité sociale en un lieu unique, c’est cette URSSAF qui recevra toutes les DPAE.

  • à la Caisse de mutualité agricole pour les emplois relevant du régime agricole.

N.B. : C’est l’URSSAF qui communique aux autres organismes sociaux, les renseignements contenus dans la DPAE.

INFORMATION A TRANSMETTRE AU SALARIE

  • soit par la remise d’une copie de la DPAE,
  • soit par la remise d’une copie de l’accusé de réception reçu de l’organisme mentionnant les informations contenues dans la déclaration,
  • soit en mentionnant, dans le contrat de travail, l’organisme destinataire de la déclaration.

CONTRÔLE ET SANCTIONS DE L’EMPLOYEUR

Contrôle des formalités de DPAE par :

  • les inspecteurs et contrôleurs du travail ;
  • les officiers et agents de police judiciaire,
  • les agents de la Direction générale des impôts et de la Direction générale des douanes,
  • les agents assermentés des organismes de sécurité sociale, de Pôle emploi et des caisse de mutualité.

Les sanctions encourues sont d’ordre administratif et pénal.

L’employeur peut également être condamné civilement et pénalement pour travail dissimulé.